Legal · Privacy
Política de Privacidad de FlumenChat
Última actualización: 27 de octubre de 2026 · Versión 1.1
§ 01
¿Quiénes somos?
FlumenChat es una plataforma de mensajería empresarial desarrollada y operada por FLUMEN SOLUTIONS S.A.S., NIT 902.004.333-8, con domicilio en Carrera 128 # 144-28, Bogotá D.C., Colombia, y contacto contacto@flumensolutions.com. El Servicio integra WhatsApp Business Platform y, cuando se habilita, Instagram mediante las APIs oficiales de Meta. Permite a las empresas o personas que lo contratan («Tenants») gestionar interacciones con sus clientes y participantes («Usuarios Finales»). Las funciones de Instagram están en pruebas controladas; su descripción en esta Política no significa que estén disponibles o aprobadas para todas las cuentas.
§ 02
¿A quién aplica esta Política?
Esta Política cubre los datos tratados en FlumenChat al conectar cuentas empresariales y gestionar mensajes de WhatsApp, conversaciones e interacciones autorizadas de Instagram y el chat web del producto. Incluye datos de las cuentas conectadas y de las personas que interactúan con ellas, según la función habilitada. La política corporativa aplicable a las demás relaciones con FLUMEN SOLUTIONS S.A.S. está disponible en https://www.flumensolutions.com/legal/privacy. Ambas políticas deben leerse junto con las instrucciones y acuerdos de tratamiento del Tenant.
§ 03
Roles en el tratamiento de datos
• El Tenant es Responsable del Tratamiento de los datos de sus Usuarios Finales: decide las finalidades de atención y las automatizaciones que configura, y debe contar con las autorizaciones y bases jurídicas que correspondan. • FlumenSolutions actúa como Encargado para esos datos, conforme a las instrucciones del Tenant y a los acuerdos aplicables. Actúa como Responsable respecto a sus cuentas propias y los datos de contratación, administración y seguridad para los que determina la finalidad. • Meta trata los datos en sus plataformas conforme a sus términos y políticas. No se presume que todo tratamiento de Meta se realiza bajo instrucciones de FlumenSolutions. Los proveedores necesarios para prestar FlumenChat se describen en la sección 7. El titular puede contactar al Tenant o solicitar atención a FlumenSolutions mediante el canal de la sección 10. Cuando corresponda, coordinaremos la solicitud con el Responsable.
§ 04
¿Qué datos trata FlumenSolutions a través de FlumenChat?
4.1 Cuenta, identidad y autorización • Número, nombre de perfil e identificadores de WhatsApp disponibles. • Identificadores de la cuenta profesional de Instagram, nombre de usuario e información de perfil que permita la API. • Identificadores de participantes, conversaciones y activos autorizados; permisos concedidos, tokens de acceso y vigencia necesarios para mantener la integración. La autorización se realiza en Meta o Instagram; FlumenChat no solicita la contraseña de Instagram. 4.2 Comunicaciones e interacciones • Texto de mensajes, archivos adjuntos disponibles, comentarios y respuestas, participantes e identificadores de mensajes o publicaciones. • Respuestas a historias, menciones y eventos de interacción sólo cuando los entrega la API utilizada y los permite la autorización. • Plantillas de WhatsApp y contexto necesario para la atención o el asistente configurado. 4.3 Contenido y métricas, cuando se habiliten • Publicaciones, imágenes, videos, reels, historias, textos, enlaces y metadatos de contenido propio autorizado disponible mediante la API. • Archivos e instrucciones de publicación y estadísticas de cuenta o contenido cuando exista la función y se concedan sus permisos. 4.4 Datos técnicos • Fechas, estados y eventos disponibles; registros de seguridad, identificadores técnicos y datos necesarios del chat web. No solicitamos datos sensibles para la atención ordinaria. Un mensaje puede contener información que su remitente decida compartir; el Tenant debe limitarla a lo necesario y aplicar las garantías que correspondan. La integración no da acceso indiscriminado a cuentas privadas, contenido ajeno ni listas generales de seguidores.
§ 05
¿Para qué se usan los datos?
Los datos se tratan para prestar las funciones autorizadas y contratadas: • Recibir y responder mensajes; conservar el contexto de atención, asignar conversaciones a agentes y ejecutar las automatizaciones configuradas. • Generar respuestas o clasificar solicitudes con IA cuando el Tenant active el asistente, enviando al proveedor sólo el contexto necesario para esa función. No usamos estos datos para entrenar modelos generales de IA. • Sincronizar plantillas aprobadas de WhatsApp. • Gestionar comentarios de Instagram y aplicar reglas, como palabras clave y respuestas públicas o privadas, sólo cuando la función esté autorizada y activa. • Seleccionar contenido propio para automatizaciones y, cuando se implementen y habiliten, importarlo, descargarlo, publicarlo o generar informes con las métricas permitidas. • Mantener la conexión de la cuenta, proteger el Servicio, atender solicitudes de soporte y gestionar los derechos de los titulares. Las funciones previstas no están activadas por la sola aceptación de esta Política. Cada una exige implementación, permisos concedidos y cumplimiento de las condiciones de Meta. Un comentario o un seguimiento no autoriza una secuencia ilimitada de DMs. No vendemos los datos de los Usuarios Finales ni los usamos para publicidad propia. El Tenant es responsable de informar y legitimar sus propias comunicaciones.
§ 06
¿Por cuánto tiempo se conservan los datos?
La política ordinaria de conservación del Servicio prevé: • Mensajes, contactos, interacciones y archivos del Tenant: durante la relación de servicio y un período de cierre de hasta 90 días para atender instrucciones y solicitudes de exportación, salvo solicitud de eliminación o deber de conservación aplicable. • Copias de seguridad: una rotación adicional de hasta 30 días, con acceso restringido. • Registros de auditoría y seguridad: hasta 12 meses cuando sean necesarios para su finalidad. • Registros fiscales y contables: durante los plazos legales aplicables; esta obligación no justifica conservar indiscriminadamente conversaciones o contenido de Instagram. Los datos se eliminan o anonimizan al terminar su finalidad y el plazo aplicable. La eliminación se gestiona conforme a las instrucciones del Responsable y al procedimiento publicado; esta Política no implica un borrado automático al desconectar una cuenta. Las solicitudes de supresión pueden presentarse antes del cierre del servicio. Las copias de contenido propio, los metadatos y los tokens también están sujetos a la finalidad y a la solicitud que corresponda. Desconectar Instagram en FlumenChat deshabilita la integración. Revocar el acceso desde Instagram o Meta retira la autorización en esa plataforma. Ninguna de esas acciones borra por sí sola todo el historial ya almacenado o los originales que conserva Meta.
§ 07
¿Con quién se comparten los datos?
El acceso se limita a los usuarios autorizados del Tenant, al personal que lo requiere y a los proveedores necesarios para prestar el servicio: • Meta Platforms: conexión y tránsito de mensajes e interacciones de WhatsApp e Instagram, conforme a sus políticas. • Hetzner: infraestructura y almacenamiento operativo. • Cloudflare y los proveedores de red o seguridad utilizados para la disponibilidad del servicio. • Proveedores de IA, almacenamiento o integraciones configurados para las funciones activadas, sujetos a los acuerdos de tratamiento que correspondan. Si se activa IA, el proveedor puede recibir contenido de la conversación y el contexto necesario para generar la respuesta. Su conservación depende del servicio contratado, la configuración y las condiciones del proveedor; no se promete ausencia total de almacenamiento. No se habilita el uso de estos datos para fines propios ajenos al servicio contratado. También se podrán atender requerimientos válidos de autoridades competentes. La información no se vende ni se facilita a otros Tenants.
§ 08
Transferencias internacionales de datos
La prestación del Servicio puede implicar tratamiento fuera de Colombia. La infraestructura operativa de FlumenChat se aloja en Hetzner, Alemania; Meta, Cloudflare y los proveedores de IA o integraciones pueden procesar información en Estados Unidos u otros países según sus servicios. El Responsable y FlumenSolutions, según su rol, deben aplicar las autorizaciones, acuerdos de tratamiento y mecanismos de transferencia o transmisión exigibles para el servicio y los titulares afectados. La ubicación de un proveedor no sustituye esas garantías. La información sobre los proveedores aplicables puede solicitarse a contacto@flumensolutions.com.
§ 09
Menores de edad
FlumenChat está dirigido a negocios y no a menores de edad. El Tenant debe respetar los requisitos de edad de WhatsApp e Instagram y las garantías aplicables al tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes. No solicitamos intencionalmente información de menores para la atención ordinaria. Si detectamos o recibimos una notificación de tratamiento no autorizado de esos datos, coordinaremos su atención con el Responsable y adoptaremos las medidas y la supresión que correspondan conforme a la normativa aplicable.
§ 10
Derechos de los Usuarios Finales
Puede solicitar acceso, rectificación, eliminación, revocatoria y los demás derechos que le correspondan sobre sus datos. Escriba a contacto@flumensolutions.com con el asunto «Solicitud de derechos de datos — FlumenChat», indicando: • El derecho que desea ejercer y el alcance de la solicitud. • El canal utilizado y la cuenta o negocio con el que interactuó. • Para WhatsApp, el número relacionado, con código de país; para Instagram, su usuario o identificador disponible. No se exige un teléfono de WhatsApp para una solicitud de Instagram. No envíe contraseñas ni tokens. Sólo solicitaremos información adicional necesaria y proporcionada para verificar su relación con los datos. Las instrucciones de eliminación están en https://flumenchat.com/es/data-deletion; el canal de recepción es el correo, no un formulario automático. Las consultas se atienden en diez días hábiles, con hasta cinco adicionales cuando corresponda; los reclamos, incluidas solicitudes de corrección o supresión, en quince días hábiles, con hasta ocho adicionales, informando la extensión y su motivo conforme a la normativa aplicable. Cuando el Tenant sea Responsable, coordinaremos la atención con él. La decisión y cualquier conservación obligatoria se comunicarán al solicitante. Puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite directo que corresponda. La eliminación en FlumenChat no borra los originales que permanezcan en Meta o en otros sistemas del Tenant.
§ 11
Seguridad de los datos
Aplicamos medidas técnicas y organizacionales según el servicio, entre ellas TLS para las comunicaciones, controles de acceso por rol y Tenant, protección de credenciales y tokens, y registros de seguridad. Sólo deben acceder a los datos las personas y proveedores autorizados para su finalidad. Estas medidas reducen riesgos, pero no garantizan que nunca ocurra un incidente. Cuando corresponda, se notificará a los Tenants y a las autoridades conforme a la normativa aplicable.
§ 12
Cookies
La landing utiliza tecnologías necesarias para el idioma y para el widget de asistencia. El widget puede almacenar un identificador local para mantener su sesión de chat. El dashboard autenticado utiliza sus mecanismos de sesión. Consulte la Política de Cookies para distinguir estas tecnologías de las de publicidad o seguimiento.
§ 13
Cambios a esta Política
FlumenSolutions podrá actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Cuando se realicen cambios materiales, se notificará al Tenant por correo electrónico con al menos 30 días de antelación. La versión actualizada estará disponible en el sitio con la fecha de la última actualización.
§ 14
Ley aplicable y foro
Esta Política se rige por las leyes de la República de Colombia, en particular la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. Cualquier controversia será resuelta por los Jueces y Tribunales ordinarios de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
§ 15
Contacto
Correo electrónico: contacto@flumensolutions.com Dirección: Carrera 128 # 144-28, Bogotá D.C., Colombia Política corporativa: https://www.flumensolutions.com/legal/privacy Instrucciones de eliminación: https://flumenchat.com/es/data-deletion